テレワークを円滑に進めるために必要なもの・進め方のヒント♪

lyie lyie | 2020年04月19日

2020年春に大流行した新型コロナウイルスの影響で、突然テレワークになった方も多いと思います。自宅でどんな風にお仕事を進めたら良いのか、不安になってしまいますよね。今回は、筆者実践中のテレワークに必要なものや進め方のヒントをご紹介します!

1.ひとり朝礼の実施

 

毎朝オフィスで朝礼が日課という方もいらっしゃると思いますが、テレワークでもお仕事を始める前に「タスクの確認」「進捗の確認」をひとり朝礼として行うことをおすすめします!

今日やることや、どこまで仕事を進めるかを可視化してリストアップすることは、テレワークを円滑に進めるのに大事なポイントです。

また朝礼をすることで「今から仕事だぞ!」といった気持ちの切り替えとしての意味もあります。

そこで必要なものはTODOリスト

ノートに手書きでも、パソコンのメモアプリでもご自身が使いやすい方法でOKです!

その日やることをTODOリストにまとめ、業務の進み具合をチェックしながら進めましょう♪

 

 

2.時間割りを立てる

 

テレワークでは、TODOリストとは別に一日の流れを事前に把握しておくことも大切です。

そこで始業から終業までの時間割りを作成することをおすすめします♪

ポイントは時間割りに休憩時間もしっかり組み込んでおくこと。

人間が集中力を保つ限界は90分、と聞いたことがあります。

「60分作業したら10分休む」といったオンオフを時間割りにしておくことで、その日全体が見通せて仕事のペースが乱れにくくなります。是非試してみてください!

 

 

3.スマホはそばに置かない

 

テレワーク業務で必要なものがスマホという方以外は、極力スマホはそばに置かないことをおすすめします。

ちょっとだけ覗くつもりのスマホが、気づけばあっという間に30分経ってしまった……なんてこと、テレワークではあるあるかもしれません。

せっかくTODOリストや時間割りを作っても、スケジュールが台無しになってはもったいない!

できるだけ業務中はスマホを手が届かない場所(呼び出し音に気付ける距離)に置いておくことをおすすめします♪

 

 

4.「報告・連絡・相談」をいつも以上にこまめに

 

オフィスにいれば他のメンバーの様子を目や耳で確認することができますが、テレワークではそうはいきません。

お仕事仲間やお客様がそばにいないテレワークだからこそ、報告・連絡・相談の「ほうれんそう」をいつも以上にこまめに行うことがポイントです。

結果、ミスに早く気付けたりトラブル回避にもつながります。

「これで大丈夫かな?」と推測で進めてしまわず、タイムリーなほうれんそうを心がけると良いですね!

 

 

5.確認事項はできるだけまとめて

 

お互いがテレワークであれば、やり取りのメインはメールやチャットが中心になるかと思います。

オフィスワークでもいえることかもしれませんが、質問や確認事項はまとめて送ると良いでしょう。

メールを受け取る側は、他にもたくさんのメールが届いているかもしれません。

確認事項を小出しにしてしまうと、見落としやチェック漏れが発生する可能性があります。

確認項目が多くなるようであれば番号付きの箇条書きにして、あとで返信しやすくして送ると良いですね。

 

 

このテレワークの進め方に向かない方は?

 

今回ご紹介しているテレワークの進め方ですが、赤ちゃんや幼児のお子さんがいらっしゃる方は少し難しいかもしれません。

赤ちゃんのお世話はおっぱい、おむつ変えなど待ったなし。さらによちよち歩きを始めた小さなお子さんなら、なおさら目が離せません。

細かく時間割りを組んだとしてもその通りに作業を進めることはきっと困難ですし、うまく進まないことで余計焦ったり、落ち込んでしまったりということも多くなると思います。

小さなお子さんがいらっしゃる場合は予備時間や予備日を多めに取り、お仕事が遅れてしまっても予備時間に対応できるよう、はじめから余裕をみたスケジュールを組んでおくことをおすすめします!

 

 

初めてのテレワークを効率よく快適に♪

 

初めてテレワークにチャレンジする方に向け、お仕事を円滑に進めるヒントや必要なものをご紹介いたしました。

これまでオフィスでお仕事をされていた方はなかなか切り替えが難しいかもしれません。

突然のテレワークに不安も大きいかと思いますが、通勤の身支度や通勤時間の代わりに空いた時間を効率的に使えるなどメリットも大きいもの。

テレワークをスタートされた皆さまへ、本記事が少しでもお力になれればとても嬉しいです!

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